طرق تطوير العلاقات العامة في المؤسسة وتحديد ميزانيتها

طرق تطوير العلاقات العامة في المؤسسة وتحديد ميزانيتها :

قبل الوصول إلى طرح طرق وأساليب تطوير العلاقات العامة يجب أولا القيام بفحص واقعها في المؤسسة وقياس مدى فعالية شبكاتها الرسمية وغير الرسمية ، وتقييم نقاط الضعف والقوة ، وبعد ذلك يتم اختيار الأهداف الواقعية ، وهذا بتحديد الفترة التي سيتم بها تحقيق أي هدف منها ، وقبل تنفيذ هذا البرنامج يجب تحليل نتائج المؤسسة ، ويتم عادة تطوير الاتصال وتحسينه في المؤسسة حسب عدة مراحل أهمها :

- التركيز على الفرد باعتباره محور العملية ، ثم تطوير نظام الإعلام واختيار وسائل وتقنيات الاتصال الملائمة .

6-1- تطوير نظام الإعلام في المؤسسة : (1)
إن تطوير نظام الإعلام في المؤسسة يعني أولا إعطاء مكانة خاصة للمعلومات وتبادلها بصفة مجدية وفعالة ويعتقد الكثير من الأخصائيين ؛ أنه من الواجب وضع إدارة مستقلة مكلفة بالإعلام والعلاقات العامة ، ثم القيام بإتباع واختيار أنسب وسائل الاتصال في تمرير رسائل المؤسسة .

إن وجود إدارة مستقلة للإعلام والعلاقات العامة إلى جانب باقي إدارات ووظائف المؤسسة كإدارة المالية أو الموارد البشرية يمكن المؤسسة من تحقيق عدة أهداف مثل : الحصول على المعلومات الدقيقة وتجنب معالجتها من طرف مختلف الوظائف الفرعية للمؤسسة ، ولكي تحقق هذه الإدارة أهدافها يجب أن تكون بأعلى الهرم التدريجي لمختلف الإدارات حسب الشكل التالي :

(1) زياد محمد الشرمان – عبد الغفور عبد السلام : المرجع السابق ، ص 37

--------------------------------------------------
شكل (1) : موقع إدارة الإعلام في الهيكل التنظيمي للمؤسسة .


- إن مهمة الشخص المكلف بالإعلام في المؤسسة هي ضمان تدفق المعلومات حيث يقوم بدور المنشط للتنظيم ، شرط أن يتوفر في هذا الشخص بعض الخصائص أهمها :

• التكوين الخاص في ميدان الاتصال وكذلك يجب أن تكون لديه دراية خاصة وكاملة بالمؤسسة في الداخل مما يفترض فيه الأقدمية داخل المؤسسة ، وإذا أمكن اشتغل في عدة مناصب الشيء الذي يمكنه من المعرفة الجيدة بوضعية المؤسسة في جوانبها المختلفة .

• القدرة على التأثير في مختلف الجماهير وإقناع الآخرين بالعمل لصالح أهداف المؤسسة.

إن حجم المؤسسة وطبيعة تنظيمها وهيكلها ومناخها الاجتماعي هي التي تؤكد على مدى ضرورة وضع قسم خاص بالإعلام والعلاقات العامة .

6-2- تحديد ميزانية العلاقات العامة :
يعتبر اتخاذ قرار تحديد ميزانية العلاقات العامة من صلاحيات المسؤول المباشر عليها وهذا بالاشتراك مع جميع المسؤولين الآخرين المشرفين على الإدارات الأخرى ويتم تحديد ميزانية العلاقات العامة بعد القيام بدراسة مستفيضة تأخذ بعين الاعتبار عدة قيود منها على الخصوص : (1)

- الميزانية الكلية المخصصة للاتصال في المؤسسة .
- طبيعة وحجم الجمهور الذي تتعامل معه المؤسسة .
- طبيعة النشاط الذي تقوم به المؤسسة .
- المرحلة الراهنة لدورة حياة منتجاتها .

وعليه تختلف الميزانية المخصصة للعلاقات العامة من مؤسسة لأخرى ، فالمؤسسات الكبرى تخصص مبالغ أكبر للعلاقات العامة نظرا لما تمثله هذه الأداة الاقتصادية من أهمية خاصة في تعزيز مكانة المؤسسة وسط محيطها المباشر ، ويتميز هذا الجمهور بتعدد عناصره ، وبالتالي على المؤسسة أن تقوم بتوزيع أنشطتها الإعلامية معه ، وهو ما يتطلب منها تخصيص موارد إضافية ، كما أن لطبيعة النشاط الذي تزاوله المؤسسة تأثير ، إذ أن المؤسسة المتخصصة في إنتاج منتجات ذات تكنولوجيا متطورة في حاجة إلى الاتصال المستمر مع عملائها ودراسة متطلباتهم ، وإقناعهم بجودة منتجاتها ، وتعمل كذلك على كسب ود المصالح العمومية ومراكز البحث العلمي مما يتطلب منها جهدا إضافيا مقارنة بالمؤسسات الصغيرة أو ذات المنتجات العادية .

وأخيرا إن الميزانية المخصصة للعلاقات العامة تكون كبيرة في مرحلة طرح منتجات جديدة في السوق قصد التعريف بها للجمهور ، وتتقلص الميزانية مع دخول المنتوج في مراحله اللاحقة حيث تصل إلى مستوياتها الدنيا وقد لا تخصص بعض المؤسسات أي مبالغ على العلاقات العامة في حالة منتجات وصلت إلى مرحلة الخروج من السوق .


(1) فريد كورتل – ناجي بن فريد بن حسين : مرجع سابق ، ص104 .

شكرا

بارك الله فيك على الجهد الكبير أخي

وفيك بارك الله لا شكر على واجب... الشكر لك على الإطلالة